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开会注意事项(线上会议注意事项和要求)

写手交流 写手交流 83 人阅读 | 0 人回复

发表于 2021-3-10 10:40:31 | 显示全部楼层 |阅读模式

策划中小型会议的注意事项

对于河南会议策划公司来说,无论是大型会议还是中型会议都是不可忽视的,要想方设法解决可能出现的问题。那么策划中小型会议需要注意哪些问题呢?今天河南会议策划公司——河南大足吧文化就来介绍一下策划中小型会议的一些注意事项。

1.投影和扩音设备的提前安排和调试

现在会议将使用投影仪,所以要注意投影幕布尽量不要遮挡会议室的主题幕布或横幅,扩音设备要在会议前一小时调试好。

二、嘉宾姓名标签的放置

河南会议策划公司了解到现在圆桌比较流行,因为嘉宾不分主次;如果会场没有圆桌会议室,那就选长的。长桌一定要多注意客人顺序的安排。根据客人的身份和优先顺序安排顺序非常重要。一般会议主持人要坐右前方,嘉宾主角要坐对面,以此类推。当然可以灵活掌握,但一定要有利于客人发言,增强会议气氛。

3.会场摆放的鲜花一定要鲜艳,水果一定要新鲜漂亮,都是为了给沉闷的会议室增添一抹亮色。

以上准备就绪后,可能会有提前到达的客人。这时候一定要做好接待工作,不要让客人觉得冷,给每个参会人员发一份会议材料,包括会议文件袋、笔记本、笔等。然后客人一个接一个到了,就有人招待,叫服务人员倒茶。

会议正式开始后,不要放松,要做好会议管理。会议管理看似简单,但本质上,要想做好,就必须浪费一些心血。会议中也要注意类似的现象,比如一个接一个,抽烟窃窃私语,迟到早退,不聊正题,会上不说,会后抱怨等等。都是会议质量差,会议风格不好的典型例子。因此,河南会议策划公司提醒我们在会议管理中要注意以下事项:

1。提前制定会议纪律并严格遵守

这一点应该在发给大家的会议材料《会议注意事项》中有所说明,比如进入会场前把手机调成震动或关机,在参会人员进入会场前也要提醒。

2.召开会议,必须提前明确三个角色:会议主持人、会议安排、会议记录

会议主持人起主要作用,其职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、落实会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。

会议安排对会议整体主题的把握起作用,以防跑题。

会议纪要,详细记录会议要点和细节,做好会议纪要,以便会后进行客观的会议评价。起到辅助作用,负责准确记录会议要点,分发会议纪要,最后确认执行人和完成时间。

3.主持人和调度员运用各种方法,使会议紧扣主题,增强会议气氛,使到会的每个人都敢于发言,敢于参与,从而达到预期效果。会议本身保持沉默不是一件好事。只有让到会的每个人围绕题目说出自己真正想说的话,真正有价值的东西才能达到会议的最高境界。

可能大家都会觉得这个时候会议就结束了,其实不然。河南会议策划公司说需要最后一件事,会议跟踪。除了通知和组织会议之外,会议组织者必须确保会议决定的会议目标和任务得到充分执行。与会者在会上充分讨论一个事项后,必须立即决定该事项的负责人、要协调的部门和完成时间。最后,会议跟踪和监督不容忽视。只有当主管离开时,会议才真正结束

以上都是会议成功不可缺少的步骤,无论是会议开始时的准备,会议中的会议管理,还是最后会议的后续。所以河南会议策划公司在此提醒大家谨慎。

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